Gleisschnell zum Meeting mit dem System zur Raumverwaltung der DCS GmbH

Gleisschnell zum Meeting mit dem System zur Raumverwaltung der DCS GmbH von Nexxt Solutions GmbH & Co. KG

Von: Nexxt Solutions GmbH & Co. KG  08.08.2008
Keywords: Raumverwaltung, Raummanagement

"Glauben Sie mir, fast jeder, der nicht mit der Materie vertraut ist, unterschätzt, was es bedeutet, für mehr als 2.000 Mitarbeiter 41 Meeting- und Konferenz-Räume reibungslos und auf den Punkt zu managen", erzählt Ingo Rösner, der in der Frankfurter Zentrale in der Stephensonstraße das Objektmanagement leitet. "Hier im Haus arbeiten Hunderte von Projekt-, Planungs- und Verwaltungsteams", so Rösner weiter, "die auf ständige Meetings überhaupt nicht verzichten können. Manche Arbeitsgruppen belegen einen Raum für mehrere Monate, andere wieder jeden Dienstag von neun bis zwölf. Die meisten aber planen ziemlich spontan. Hinzu kommt, dass wir in ständigem Kontakt stehen zu anderen DB-Einheiten, die über das ganze Bundesgebiet verteilt sind. Wir haben es deshalb häufi g mit Besuchern zu tun, die sich mit Planungsmitarbeitern des Hauses hier bei uns treffen. Nicht selten werden von hier aus Videokonferenzen mit unseren Hauptstandorten durchgeführt – das spart Kosten und beschleunigt termingebundene Projekte. Hier sind nicht nur Termine und Raumgrößen zu koordinieren, sondern viele viele kleinere Parameter wie die Bestuhlungsvarianten, die Technik, die Medienausstattung und nicht zuletzt das Catering. Ohne eine intelligente Software bräuchten wir dafür eine Vielzahl von Mitarbeitern, die das verwalten." Das im Jahre 1993 bezogene Verwaltungsgebäude im Frankfurter Gallusviertel beherbergt mittlerweile 1.600 Mitarbeiter. In einem zweiten Gebäudekomplex im Galluspark sind noch einmal 400 Fachleute untergebracht. Sie alle greifen auf die unterschiedlich gestalteten und ausgestatteten 41 Tagungsräume zu. "Die ersten Jahre haben wir mit einer DB-Inhouse-Lösung gearbeitet", so Heinz Schmidt, der den Konferenz-Service leitet. "Die alte Raumreservierungs-Software basierte auf LotusNotes als Teil des DB-Intranets. Die Lösung machte zunehmend Probleme: Die Belegung war nur schwer zu steuern und der Workfl ow dauerte einfach zu lange". "Außerdem" – fügt Daniela Braun hinzu, die als Disponentin für die täglichen Buchungen zuständig ist – "kam es gelegentlich zu Doppel- und Mehrfachbuchungen, was uns dann viel Ärger bereitete. Mit unserer neuen Software ist das ausgeschlossen." Suche nach neuer Software zunächst schwierig Nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter ist seit 1993 ständig gewachsen, sondern auch deren Ansprüche an ein perfektes Raum- Management. Für die alte Software standen aber angesichts solcher Expansionen keine Upgrades mehr zur Verfügung. So schaute sich die Deutsche Bundesbahn vor ein paar Jahren nach einer modernen Software um, die allen Wünschen gerecht werden sollte, wurde aber auf dem Markt nicht fündig. "Über unser Mutter-Unternehmen Ludwig Hammer, das ins Facility Management der DB involviert ist", berichtet DCS-Geschäftsführer Nicolas Leiser, "erfuhren wir von den Problemen und Wünschen der Bahnzentrale. Wir haben uns dann schnell und unbürokratisch zusammen gesetzt und beraten, ob wir helfen können. Dankunserer Erfahrungen im CAFM-Bereich waren wir in der Lage, in nur wenigen Monaten, die Anforderungen des Raum-Managements in einer umfassenden Softwarelösung abzubilden. Anfang 2002 haben wir die erste Version in der Stephensonstraße in Frankfurt installiert und kurze Zeit später dann auch für das Bürogebäude im Galluspark." Die Raum-Reservierungssoftware läuft auf einem Windows-2000-Internet-Information-Server, der in das Intranet der DB integriert ist. Der Zugriff erfolgt über gängige Internet-Browser wie Windows Explorer, Netscape und Opera. Für Buchungsvorgang genügt eine einfache E-Mail "Unsere Mitarbeiter, aber unterdessen auch schon eine ganze Reihe externer Unternehmen, die davon erfahren haben, dass wir preisgünstig Konferenzräume vermieten, rufen bei uns unter 069-265-7101 an", schildert Frau Braun einen typischen Buchungsablauf. "Mehr und mehr erhalten wir aber auch nur eine E-Mail unter Konferenzservice-ffm@arco.de. Da man hier im Haus weiß, welche Parameter wir mit der Software steuern können, gehen die Bestellungen bereits ziemlich korrekt ein, was die Raumgröße, die Bestuhlung und die Ausstattung betrifft. Nur in wenigen Fällen müssen wir nachfragen. Meistens vergessen die Kollegen ihre Kostenstelle zu nennen." Um die Software zu nutzen, startet der Operator einen herkömmlichen Browser, wie z. B. den Windows Explorer. Jetzt erscheint eine Eingabemaske mit dem Logo des Betreibers. Per Benutzername und Kennwort loggt man sich ein und kann sofort mit dem Buchen beginnen. Klickt der Benutzer den Link "Raumreservierung" an, öffnet sich ein Fenster mit den Auswahlmöglichkeiten "Buchung, Umbuchung, Dauerbuchung, Bearbeitung CMR (= Catering, Medien, Ressourcen), Stornierung" etc. Das gewünschte Tagungs-Datum, die Uhrzeit (von ... bis), Anzahl der Tagungsteilnehmer, die Bestuhlungsvariante (U-, Kreis-, Rechteck-Form) und Standort werden eingegeben. Danach prüft das System, ob ein solcher Raum für den gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist und listet die Räume auf, die der Anfrage am nächsten kommen. Ist ein Raum gefunden, führt ein Klick zur nächsten Eingabemaske, in die der Name des Bestellers, seine Organisationseinheit und seine Kostenstelle einzutragen sind. Externe, registrierte Firmen werden über den Link "Kunde extern" gebucht. Die Eingaben erfolgen mit Klarnamen, Kunden- und Abrechnungsnummer, Telefon, Fax, und E-Mail-Adresse und Rechnungsanschrift. Ist diese Kundeneingabe abgeschlossen, öffnet sich ein Fenster, über das die weiteren Details einer Konferenz festgelegt werden können, wie z. B. die Medienausstattung, die räumliche Disposition sowie das Catering. Der Button "Raum buchen" am Fuß der Seite schließt diesen Vorgang ab. Exakte Defi nition des Catering Die Online-Buchung von Getränken und Nahrungsmitteln ist ein kleines Kabinettstückchen der neuen Software. Über eine Eingabemaske lässt sich klar defi nieren, wann man was und in welcher Anzahl – Cola, Fanta, Sprite, Kaffee, Tee, Mineralwasser oder Fruchtsäfte, belegte Brötchen, Kekse oder verschiedene Kuchensorten – geliefert bekommen möchte. Während des Eingebens zeigt das System bereits die akkumulierten Kosten für das Catering an, so dass noch Korrektureingriffe möglich sind. Mit dem Button "Catering übernehmen" schließt das System diesen Vorgang ab. Ähnlich funktioniert die Auswahl der Medienausstattung. Auch die Bestellung von Blumenschmuck ist möglich. Der Link "Ressourcen-Auswahl" ermöglicht das Buchen einer Pinnwand, eines bestimmten Moderatorenkoffers oder eines Rednerpultes in gewünschter Anzahl. Per Klick auf Ressourcen übernehmen akzeptiert das System die eingegebenen Daten. Zum Schluss – wenn alles ausgewählt und reserviert ist – trägt man das Thema der Veranstaltung ein und überprüft noch einmal alle eingegeben Parameter. Sind sie korrekt, klickt der Kunde den Button "Raum buchen" an und das gewünschte Objekt wird damit defi nitiv gebucht. Erst dieser Abschluss löst den Workfl ow im System aus. Die Disposition kontrolliert und bestätigt die Buchung. Das Catering und die Technik fragen die Aufgaben ab. Online laufen nun sofort per E-Mail bei ausgewählten Caterern die über das System ausgelösten Bestellungen auf. Die Dispositionsfunktion der Software erstellt nach Abschluss der Tagung dem Auftraggeber automatisch eine Rechnung bzw. belastet die angegebene Kostenstelle mit diesem Betrag. "Hilfreich und angenehm ist die Statistikfunktion der Software", erläutert Heinz Schmidt einen wesentlichen Vorteil der neuen Reservierungslösung. "Es ist auf Knopfdruck möglich, anhand einer grafi schen Darstellung, zu erkennen, ob und wann ein Raum an einem bestimmten Tag, über einen Monat oder ein Jahr belegt und damit ausgelastet ist. Das gleiche lässt sich für alle verwalteten Räume auf einen Blick in einer Grafi k darstellen. Auf diese Weise sehen wir, ob wir noch zusätzliche Räume brauchen, welche Räume am besten angenommen werden und wie überhaupt die Auslastung aussieht." Momentan liegt die Auslastungsrate in Frankfurt bei nahezu 90 Prozent, zehn Prozent davon stammen bereits von externen Firmen. "Wenn sich herum spricht, dass man bei uns einen kleinen Tagungsraum eine Stunde lang schon für 17,- EUR bekommt, werden wir bald Platzprobleme haben", grinst Herr Schmidt . Auch Herr Rösner, Leiter des Objektmanagements, ist mit der von DCS entwickelten Reservierungslösung sehr zufrieden: "Sie läuft absolut problemlos und störungsfrei. Wir werden deshalb in Kürze noch einen weiteren unserer Frankfurter Standorte mit dieser Software ausrüsten." Dr. Rainer Gerlach, DCS GmbH, Kleinostheim

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