Neue Version des Dokumentenmanagement DocuPortal.NET

Von: DocuPortal Deutschland  15.01.2008
Keywords: Archivierung, Dokumentenmanagement, Langzeitarchivierung

In das neue DocuPortal.NET Volume 7 sind Erfahrungen aus über 190 Installationen in vier Jahren eingeflossen, in denen DocuPortal bereits prämierte Lösungen gegen die alltäglichen Dateiprobleme und Informationsdefizite im unteren Mittelstand geboten hat.

Die Software integriert Dokumenten- und Informationsmanagement, Vorgangsbearbeitung und Collaboration in einem modularen, zentralen und preislich attraktiven Produkt. Das auf der DMS 2007 erstmals präsentierte Volume 7 bietet zahlreiche neue Funktionen, mit denen Unternehmen noch schneller, effizienter und rechtssicherer arbeiten können:

Recordsmanagement Modul – integrierte Langzeitarchivierung

Mit dem neuen Recordsmanagement Modul (RM Modul) deckt DocuPortal.NET Volume 7 selbst die Aspekte der revisionssicheren Langzeitarchivierung ab. Für Inhalte lassen sich Aufbewahrungs- und Löschfristen definieren. Dateien und Informationen z.B. über durchgeführte Umlaufmappen (Workflows) werden auf einen externen Datenträger verschoben. Benutzer greifen im Rahmen ihrer Rechte auf die archivierten Inhalte über die Suche im Archiv zu. Die Archivierung kann manuell, automatisch oder über einen Workflow erfolgen. Die archivierten Inhalte werden via XML um Historielisten, Abläufe und Versionen für eine spätere Recherche ergänzt. Abgelaufene Inhalte werden Bearbeitern zur endgültigen Löschung oder zum dauerhaften Verbleib im Archiv angeboten.

Erweiterte Dateivorschau und Volltextsuche - das EX Modul

Mit diesem neuen, technisch voll integriertem Modul, können sich Mitarbeiter, Partner, Kunden und Lieferanten Dateien direkt im Browser ohne die benötigte Anwendung ansehen. Dazu generiert DocuPortal eine Dateivorschau mit einer PDF und einer JPG Ansichtsvariante. So können Dateien gerade bei dezentraler Anwendung performant gelesen werden, da die Datei selbst nicht über den Browser angefordert wird. Die Dateien, beispielsweise Office oder CAD Dateien, werden als Vorschau in Datei-Auflistungen und Suchergebnissen angezeigt.

Automatische Verschlagwortung

Neben der manuellen Vergabe von Schlagworten zu Inhalten können Unternehmen künftig themen- oder branchenabhängig in DocuPortal.NET Volume 7 Schlagwortkataloge hinterlegen. Gemäß dieser Kataloge erhalten neue oder geänderte Inhalte automatisiert die assoziierenden Schlagworte. Synonyme werden dabei ebenso unterstützt wie spezielle Filter, um dynamisch Schlagworte zu extrahieren, beispielsweise Fachbegriffe, Gesetze, Paragrafen oder Normen. Innovative Vertretungsregelung

Vorlagenmanagement

Damít Mitarbeiter stets die aktuellsten Unternehmensvorlagen für den Schriftverkehr benutzen, liefert DocuPortal ein Vorlagenmanagement aus. So greifen Mitarbeiter ohne lange Suchzeiten direkt auf die aktuellsten Dateivorlagen des Unternehmens zu. In modernen Dateiformaten, wie DOCX des Microsoft Word 2007, werden vorher definierte Formularfelder automatisiert mit Inhalten aus der Ablage des Kunden gefüllt, z.B. mit Adressdaten.

Keywords: Archivierung, Collaboration, DocuPortal.NET Volume Series ECMS, Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, Langzeitarchivierung, Volltextsuche,

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