Was hat das Compliance-Management mit dem neuen Postmarkt zu tun?

Was hat das Compliance-Management mit dem neuen Postmarkt zu tun? von covia Volker Sundermann

Von: covia Volker Sundermann  16.12.2008

Die IT-Entwicklung hat neue Kanäle für kriminelle Energien geschaffen, deren Höhepunkte wir mit dem Zusammenbruch der größten Investmentbanken erleben konnten. Die Gesetzgebenden haben erkannt, dass es erhebliche Gesetzeslücken zu schließen gilt. Reale Anzeichen hierfür ist der Sarbanes-Oxley-Act 2002 in den USA, kurz SOX genannt, sowie Basel II. Weitere Gesetzesinitiativen in Deutschland werden u.a. durch die IKB- und Siemens-Skandale beschleunigt.

Das oberste Management der Unternehmen ist zum Handeln aufgerufen. Compliance-Management heiß die Devise; „to comply with the rules“, mit denen der Gesetze und denen der ethischen Grundsätze der Unternehmenseigner. Interne Kontrollsysteme, IKS, müssen installiert und/oder weiter entwickelt werden. Zu dieser Weiterentwicklung sollte auch auch der sogenannte Dokumenten-Output des Unternehmens gehören.

Der Dokumenten-Output aus dem jeweiligen Wirtschaftsprogramm(ERP-System) eines Unternehmens, von denen SAP eins der berühmtesten ist, kann nicht als revisionssicher angesehen werden. Wird ein Dokumentenstrom aus einem Druckspool vom Drucker einwandfrei übernommen, so registrieren die ERP-Systeme, dass der Output fehlerfrei verlaufen ist. Was auf dem Weg der Dokumente über den Drucker und die Kuvertierung bis zum Postdienstleister an Fehlern auftritt, registrieren die Systeme nicht mehr. Auch der weitere Weg der Briefe über die vielen Stationen der Postzustellung bis zum Briefempfänger entzieht sich jeglicher Kontrolle. Es gibt keine Rückmeldung ob und wann der Brief zugestellt worden ist. Lediglich bei einer Nichtzustellbarkeit gibt es eventuell Rückmeldungen.

Angesichts der technischen Entwicklung ist dieser Zustand nicht mehr akzeptabel. Es gibt bewährte Software, die den Dokumentenstrom übernehmen kann, ihn auf die Einzeldokumente zerlegt, jedes Einzeldokument kennzeichnet, die Kennzeichnung in eine digitale Frankierung übernimmt, jedem Dokument einem Jobzettel anhängt auf dem alle folgenden Prozessschritte per Rückmeldungen von den Maschinen dokumentiert und die Übergabe an den Postdienstleister bis auf den einzelnen Brief dokumentiert werden kann.

Wir erleben in der Paketzustellung die Möglichkeiten, die moderne Frankiersysteme per Data-Matrix-Code bieten. Diese erprobte Technik ist auf den Brief übertragbar. Die Gegenargumente der Kosten sind deshalb nicht stichhaltig, weil ein Briefdienstleister seine Kosten für die Prozesssteuerung mithilfe dieser Frankiertechnik ebenso senken kann, wie seine Kosten für die Qualitätssicherung.

Und hier liegt der Link zum neuen Postmarkt, einem Nachfragemarkt. Mit neuen Briefdienstleistern kann verhandelt werden, sie sind auf neue Kunden dringend angewiesen. Allerdings haben 500 Jahre Postmonopol unser Denken über Postdienstleistungen auf ein Minimum reduziert. Die Schnelligkeit der Briefzustellung ist das einzige Kriterium, Verbindlichkeit der Dienstleistung oder gar Revisionssicherheit wird derzeit nicht gefordert und auch nicht angeboten. Das muss nicht so bleiben. Von Wüsten wissen wir, dass sie blühen können, wenn es Regen gibt. Das gilt auch für die deutsche Servicewüste. Also, regen wir uns!

Weitere Informationen zu dem Thema finden Sie unter www.covia.de


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