FileBase -DMS/ ECM

FileBase -DMS/ ECM von biternal

Von: biternal  03.02.2011
Keywords: Consulting, Software Consulting, IT Beratung

FileBase ist ein multilinguales, internetfähiges EnterpriseContentManagement-System (ECM) für den globalen Markt. Teammitglieder auf der ganzen Welt können damit Dokumente scannen, indizieren, archivierenen, versionieren, berechtigen, publizieren und durch einen Workflow schicken. Es verhält sich im Grunde wie ein erweiterter DateiExplorer, außer das es neben Ordnerstrukturen auch Dokumentenstrukturen anlegen lässt.

• Multilinguale, intuitiv bedienbare Oberfläche
Auf die Oberfläche, deren Design und Benutzerfreundlichkeit wurde besonderen Wert gelegt. Durch Zoomen kann sie für jede Bildschirmauflösung angepasst werden. Sie ist multilingual und kann über Sprachpakete auch internationale Standorte wie z.B. China oder Indien einbinden und ist natürlich Unicodefähig. Sie denkt sogar mit und merkt sich immer die zuletzt gewählte Ansicht und deren Ausschnitt auf einem Formular, um schnelles Durchklicken durch viele Datensätze zu ermöglichen. Sie soll intuitives Arbeiten ermöglichen, sämtliche Icons sind mit ToolTipps versehen und Felder sind stets sprechend, es gibt keine Masken/Formulare mit unerklärlichen Kürzeln, für die der Benutzer erst aufwendig geschult werden muss. Per Farb- und Viewschema kann sie mit wenigen Handgriffen auf jedes corporate Design angepasst werden. Ändert sich eine Ansicht oder Daten werden die Clients über eine Synchronisation untereinander upgedatet.

• PlugIns
FileBase ist modular aufgebaut und kann über spezialisierte Klassen und PlugIns über DLLs gesteuert, in beliebige Endanwendungen integriert und mit fremden Systemen, wie z.B. ERP-Systemen, synchronisiert werden. Jedem Dokumententyp (nicht Dateityp!) kann eine eigene Dokumentenklasse vorgehalten werden, der Typ Handbuch und Rechnung sind z.B. beides Textdokumente und vom gleichen Dateityp, aber Sie sind von der Klasse her verschieden. Beide Dokumente haben einen ganz anderen Lebenszyklus und durchlaufen verschiedene Prozessketten (Workflows).

• Skalierbares Datenmodell
Das relationale Datenmodell kann über einen integrierten Datenmodell-Designer (DBDesigner) angepasst und erweitert werden. Es ist möglich PlugIns mit zusätzlicher Funktionalität, wie PPS-Module, Adressbücher, Wörterbücher und Sachmerkmalsleisten, zu entwickeln und zu integrieren.

• Workflows
Workflows sind im Prinzip digitalisierte Unternehmensprozesse. Dokumente werden digital von Abteilung zu Abteilung und von Verantwortlichem(er) zu Verantwortlichem(er) weitergeleitet oder zurückgewiesen. Mit der eMail-Unterstützung werden die Benutzer informiert wenn Arbeit ansteht und immer auf dem Laufenden über Ihren Prozess gehalten.

• BenutzerRechteManagement
Eine ausgefeilte Benutzerrechteverwaltung ist integriert und kann z.B. Dokumente vor anderen Abteilungen verbergen oder nur bestimmten Benutzergruppen gewisse Aktionen erlauben. Sogenanntes 'Concurrent Engineering' wird ermöglicht, indem beim 'auschecken' Dateizugriffsrechte entsprechend auf Betriebssystemebene gesetzt werden und gleichzeitig immer nur einem Benutzer Schreibrechte einräumt.

• Versionierung
Kreative, Designer, oder Konstrukteure müssen stets auf mehrere oder ältere Versionen eines Dokuments zugreifen können. FileBase hat einen integrierten Versionsgenerator, der auch Subversioning und Branching unterstützt.

• (Langzeit-)Archivierung
Gerade bei unternehmenskritischen Dokumenten mit einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 und mehr Jahren ist die Funktionstüchtigkeit auf zukünftigen Betriebssystemen ein Muss. FileBase erreicht dies, da es in C#.NET programmiert wurde und dem 'State of the art' entspricht. .NET ist neueste Technik von Microsoft und wird entsprechend gepuscht; kommende Windowsgenerationen werden sogar auf .NET aufbauen, und über das MONO-Projekt kann die Anwendung künftig (noch Alpha-Stadium) auch auf Linux oder MacOS laufen. Mit diesen Voraussetzungen dürfte FileBase ein langes Leben vor sich haben, was gerade bei der Langzeitarchivierung ein Muss ist.

• Indizierung
Sinn der Dokumentenverwaltung ist besonders das Wiederfinden der Dokumente. Wahlweise kann über eine Volltextsuche oder eine Suche über den Dokumentenindex nach Dokumenten gesucht werden. Mit dem FileBaseScanWizard können z.B. eingehende Rechnungen über einen TWAIN-kompatiblen Scanner erfasst und über OCR-Texterkennung ein Volltextsuchindex aufgebaut werden.

• Verwendungsnachweis
Der Benutzer kann über den Verwendungsnachweis stets überprüfen wo überall z.B. ein bestimmtes Bauteil verbaut/verwendet ist.

• Datenschutz
Dokumente und Metadaten, wie z.B. den Freigeber und Ersteller, werden signiert und lassen keine Manipulationen unbemerkt, durch z.B. einen Administrator, zu. Über einen Log werden (optional) sämtliche Aktionen und Veränderungen mit und an Dokumenten zur Nachverfolgbarkeit dokumentiert.

• Dokumentenaustausch im und außerhalb des Unternehmens
Dokumente können z.B. für den Austausch mit externen Dienstleistern exportiert und auf einem beliebigen Datenträger übergeben und wieder importiert werden.

• Internetfähiger VaultServer (verschlüsselter Dateiserver)
Der VaultServer ist ein zentraler, unternehmensweiter Dienst der jederzeit Dokumente zur Verfügung stellt. Dieser verschlüsselte DateiServer kann auch über das Internet kontaktiert werden.

• Performanz
Es wurde darauf geachtet die Datenbank zu schonen und immer nur die Portion von Daten zu laden, die im Augenblick wirklich benötigt wird. Die Baumansichten laden z.B. die Unterknoten immer erst nach, wenn ein Knoten expandiert wird. Auch der VaultServer ist hoch performant und arbeitet mit Multithreading um viele parallele Verbindungen mit Daten versorgen zu können.

• Suchabfragengenerator
Suchabfragen und Reports müssen, wenn sie über mehrere Relationen gehen, oft aufwendig programmiert werden. FileBase hat von die Suchfunktionalität bzw. den Suchabfragenassistenten geerbt, mit dem man über grafische Dialoge und die bereits gewohnten Formulare Suchen generieren und speichern kann. Eine spezielle, vordefinierte Volltextsuche ist ebenfalls bereits integriert.

• Stücklistengenerator
Gerade für den Maschinenbau und die Produktion interessant, sind die Mengen- und Strukturstücklisten, die aus der Dokumentenstruktur abgeleitet werden können.

• Speicherbare (Ergebnis-)Ansichten zur Wiederverwendung
Jede Ansicht und Suchergebnisse von Daten-/Dokumentensätzen können zur Wiederverwendung und Weitergabe an Kollegen gespeichert werden. Sinnvoll ist auch z.B. das Einrichten einer Startansicht, die beim Programmstart geladen wird, damit man nicht immer mit dem kompletten, oft unübersichtlichen Dokumentenstamm des Unternehmens einsteigen muss.

• Undo-Funktion
Ungewöhnlich für eine Datenbankapplikation ist z.B. auch die Möglichkeit Aktionen rückgängig zu machen. Wurde vielleicht ein Dokument aus Versehen gelöscht, so kann dies über die Rückgängig-Funktion wieder hergestellt werden.

Keywords: Consulting, Datenbank Software, Edv Dienstleistungen, IT Beratung, IT Consulting, It Lösungen, Software Consulting, Software Entwicklung